Automatizaciones y productividad con Power Automate

Ya sabéis que soy muy fan de las automatizaciones y de que la Casa actúe sola. Siempre busco automatizar todo lo que pueda para que, por ejemplo, las luces no se enciendan todos los días a las 19, ni siquiera todos los días al atardecer, sino que si hay alguien en casa o estamos por la zona y la casa está demasiado oscura, que se enciendan las luces… independientemente de la hora que sea, con lo que si de repente se nubla mucho porque va a caer una tormenta, pues las luces se encienden. Esto les tocaba mucho las narices a mis hijos pequeños porque no podían jugar a las tinieblas, por lo que creé un Ambiente que se llama ‘Jugar a las tinieblas’ que cuando está activo no tiene en cuenta los lux que haya en casa. Sí, ya veis las tonterías que se hacen por los hijos. Cuando digo que soy muy fan de las automatizaciones no me refiero solo a las automatizaciones de Casa, claro. Me gusta pelear el rato que haga falta todo el trabajo manual sin valor que pueda sustituir por una automatización en mis dispositivos. Cuando os hablé hace años de las pegatinas NFC para ejecutar ambientes o automatizaciones en casa, os ponía también el ejemplo del infotainment de mi coche, el navegador, que cuando se conectaba el móvil por Bluetooth y ponía una determinada playlist en orden aleatorio, la primera canción siempre era la misma. luego funcionaba el orden aleatorio, pero la primera canción siempre era la misma… lo cual me hacía aborrecerla y terminaba eliminando de la playlist esa primera canción y así empezaba a aborrecer otra. Así que puse una pegatina NFC en el sitio donde dejaba el móvil cuando entraba en el coche y esa pegatina ejecutaba un Atajo de Apple que reproducía la playlist por Bluetooth de forma aleatoria… y sorprendentemente así funcionaba bien. También tengo Atajos y Automatizaciones en otros ámbitos de mi vida: la esfera del Apple Watch se cambia sola según el Modo de Concentración que tenga, por lo que durante los fines de semana no tengo algunas complicaciones como las de calendario con la siguiente reunión o la hora de la siguiente alarma. Algunas automatizaciones por geolocalización, como la que enciende un enchufe con tarjeta SIM que da corriente al router de mi apartamento cuando entro en la Comunidad Valenciana o el arco de iglesia que tengo montado en el Apple Watch para que suba los entrenamientos a un montón de redes sociales distintas por eso de medirnos quién la tiene más larga. Pero hoy quería hablaros de algunas automatizaciones que tengo en mis flujos de trabajo y otras en las que estoy trabajando. A ver, no sé si escucháis a Joan Boluda de Marketing Online pero el tío tiene mil cosas automatizadas a través de Zapier. En uno de sus cursos cuenta cómo llevar un blog con IA que busque por las mañanas los artículos más relevantes y actualizados de un tema, genere un extracto y lo desarrolle en un WordPress, se publique… y después se lance a todas las redes sociales. Sin hacer un click, todo de forma automática. Evidentemente el artículo hecho por IA no es de mucho valor, yo no la utilizo jamás en los artículos del blog o en los podcasts, pero como prueba de concepto es interesante. Joaquín Rios, del podcast El Garaje de Cupertino, también publica ahora otro podcast automatizado con su propia voz… sí, es su voz pero no tiene los sentimientos y la pasión que demostramos a veces con la voz, no es lo mismo decir ‘He hecho una automatización para…’ que decir ‘Bueno bueno bueno, no os vais a creer la movida que he hecho’. A nosotros los oyentes no nos llega igual… pero oye, ese podcast de Joaquín de 5 minutos te da pinceladas sobre un tema y utilizando la voz de Joaquín, aún así queda más cercano que una voz neutra automatizada. El caso es que estos días me he encontrado con una necesidad bastante específica que quería contaros hoy. Ya sabéis que trabajo en Ciberseguridad en GMV, una Consultora tecnológica, lo que hace que trabaje por proyectos. No es el típico trabajo repetitivo todos los días, tan pronto estoy trabajando en un proyecto relacionado con el espacio como en Conducción Autónoma o, como en este momento, en la coordinación de las alertas de los ciberataques que recibe una entidad financiera. A mi me gusta este enfoque porque me permite conocer muchos sectores y gente interesante, pero sobre todo porque me permite no encasillarme en algo concreto, que ya sabéis que soy multipotencial como dice Pau Ninja… un culo inquieto. Total, que esta entidad Financiera tiene una actividad bastante frenética con varias reuniones al día y actividades con fecha de vencimiento, por lo que me paso el día intentando ajustar todas estas tareas en el calendario de Office 365. Pero además, la empresa para la que trabajo también tiene sus propias reuniones de coordinación, el típico compañero que te pregunta algo de un proyecto pasado, una nueva propuesta que vamos a lanzar a un cliente y hay que realizar la propuesta… A esto hay que sumar los horarios de mis chorropotocientos hijos, que si extraescolares, que si mi princesa tiene mañana examen de matemáticas y hay que repasar las divisiones con dos cifras, que si el mayor tiene un partido de liga de pádel a 50 kilómetros de Madrid y hay que llevarle… y por supuesto, las Consultorías Domóticas que hago con algunos de vosotros, los artículos que escribo para el blog Internet Seguro de Vodafone y las clases que doy a veces sobre ciberseguridad en la Politécnica de Valencia. Como os podéis imaginar, mi calendario hecha humo y es la aplicación que más tiempo tengo abierta tanto en el ordenador como en el móvil. Y qué pasa? Pues que a veces me mandaban una convocatoria de reunión del proyecto al calendario de Office 365 del banco y resulta que justo en ese momento tenía otra reunión interna de GMV. O quedaba con alguno de vosotros para una Consultoría Domótica y justo esa tarde tenía que llevar a uno de mis hijos a alguna extraescolar. Como en cada calendario solo se ven las reuniones de ese calendario, me tocaba revisarlos todos antes de aceptar una reunión o sarao, por lo que durante un tiempo replicaba los eventos en todos los calendarios para que los huevos que tenía ocupados salieran como ocupados realmente. Y luego están las tareas. De cada reunión suelen salir tareas derivadas. Otras veces estoy corriendo por las mañanas y me acuerdo de algo en concreto que quiero hacer, una idea fantástica para el podcast, un documento que quiero enviar ese día, la transferencia que nos ha pedido el cole para la excursión de uno de mis hijos… y en ese momento, lo que hago es decirle a Siri que me lo recuerde a una hora concreta o al llegar a la oficina o cosas así. Por otro lado, las tareas del banco las metemos en un Planner de esos de Office 365 y así las puedo asignar a los distintos compañeros, otras las hago yo… pero en GMV pasa lo mismo, también tenemos un Planner con tareas. Y luego todas las cosas que te piden por Teams o por email, claro. Total, que como podéis imaginar, no tengo un INBOX único donde caigan todas las tareas como recomiendan todas las metodologías de productividad, sino que tengo un montón de ellos… y en algunos casos ni siquiera los puedo ver a la vez, por ejemplo para entrar en Planner con las dos cuentas de Office, hay que hacer logout y login o abrir una ventana de incógnito de esas en el navegador y tener los dos navegadores uno para cada sesión. El caso es que estos días estuve hablando con Emilcar, que si lo escucháis ya sabéis que es cinturón negro en productividad y me confirmó lo que ya habéis visto, que esto es un chocho que no hay por dónde cogerlo y que así pierdo el foco de las tareas y no veo las realmente importantes, voy apagando fuegos conforme se va acercando la fecha de vencimiento o alguien pide algo con urgencia. Sin un INBOX unificado donde lo vea todo, no puedo priorizar y tener controlado todo lo que hay que hacer, igual que sin un calendario unificado no puedo aceptar reuniones alegremente porque puedo estar cayendo en double booking y luego tener que mover alguna de ellas o conectarme a la más importante de las dos… un lío. Y como guinda del pastel, soy fanboy de Apple. Ya me fastidia tener que utilizar la suite de Microsoft en mi día a día cuando hasta hace unos meses, mi productividad se basaba en Notas de Apple para las notas de las reuniones, borradores de guiones, artículos, etc y Recordatorios para las tareas propiamente dichas, algunas con fechas de vencimiento y otras simplemente dejadas caer ahí para tenerlas presentes… pero todo en la misma app y a la vista. De hecho, me creé un Atajo que se ejecutaba antes de la reunión y me creaba una nota-plantilla que llevaba por título la fecha con el nombre de la reunión, luego una parte de Asistentes con todos los convocados a la reunión y luego el espacio para las notas de la reunión… todo eso automáticamente también, claro. Pero ahora me toca pasar por Planner y OneNote para trabajar de forma colaborativa con el equipo. Y que conste que no tengo nada en contra de la suite de Office 365, reconozco que va muy bien y que la posibilidad de trabajar varias personas a la vez en un mismo documento, acta, etc va genial para luego no tener que estar compartiendo notas por email, documentos con control de cambios, etc… pero es que me gusta tenerlo todo más o menos integrado en un mismo sitio, no soy de los que utilizan iCloud para el email, los archivos en Dropbox, las fotos en Amazon, las notas en Onenote… esa ‘pluralidad’ de servicios me produce ansiedad, debe ser una tarita psicológica, qué se le va a hacer. Pues como mi entorno de trabajo está basado en esta misma suite, decidí perder un rato mirando las posibilidades de Power Automate, el servicio para integrar funcionalidades de office y automatizar flujos. La verdad es que Power Automate es todo un mundo para hacer que las apps de Microsoft se entiendan entre ellas, puedes hacer cosas muy locas, de hecho he decidido invertir algunas horas de mi tiempo libre aquí porque creo que tiene muchas más posibilidades de las que se ven a simple vista. Puedes hacer cosas como que cada documentos que ponga en esta carpeta que se llama ‘Pendientes de aprobacion’, mande un email automático al responsable de aprobarlos y en el mismo email le llega el botón de aprobar o no, puede revisar el documento… y cuando lo aprueba, se copia automáticamente en otra carpeta que pone ‘Aprobados’. Todo automáticamente sin que tú tengas que hacer un click. Al final ‘el ratito’ fueron 4 horas y me creé un montón de flujos que me ayudan en mi día a día, os cuento algunos de ellos: Por ejemplo, un correo automatizado en concreto que llega del banco y que cuando llega hay que crear una tarea para revisar esa alerta, pues he creado un flujo de Power Automate que detecta ese correo en concreto desde mi Bandeja de Entrada, coge la fecha, los archivos adjuntos y el activo afectado y me crea una tarea en Planner que asigna al equipo con esos datos, añadiendo 4 horas a la fecha de envío y lo pone como fecha de vencimiento y nos notifica por Teams. Todo sin hacer un click. También he creado otro flujo que se conecta a mi calendario de Gmail y cuando hay un evento nuevo me lo copia en el calendario de Office 365. Este en concreto me ha dado algún problema por la zona horaria, la pesadilla de siempre de los programadores, ya que Gmail maneja las horas en UTC aunque a nosotros nos las enseñe adaptadas a nuestra zona horaria… pero cuando capturas el evento, la hora original del evento está en UTC, por lo que he tenido que coger esa hora y añadir una función que le añade el UTC+1 que tenemos por aquí antes de incorporar el evento en el calendario. Eso hace que lo tenga que cambiar cuando cambien la hora, me lo he apuntado como Recordatorio (mierda, ya he vuelto a utilizar Recordatorios cuando la idea era no hacerlo! Hay que darle otra vuelta). El caso es que lo tendré que cambiar en verano, ya le daré una vuelta más a ver si puedo solucionarlo de alguna manera. Sin embargo, creé otro para copiar los eventos del calendario de Office 365 del banco al Office 365 de GMV y ese ha funcionado sin problemas y a la primera, ha sido muy sencillito. Total, que me ha dado por profundizar un poco más en Power Automate… y me está gustando mucho, se me ocurren tantas ideas que me las estoy apuntando (en un OneNote, sí, he vendido mi alma al diablo en este momento de mi vida) y me las estoy apuntando para que no se me olviden. Con Power Automate me olvido de mover archivos entre carpetas, eso ya de forma definitiva. Ni sincronización ni leches, lo hace todo Power Automate y luego me manda un mensaje al grupo de Teams correspondiente. Lo bueno es que no hace falta estar logado, durante el fin de semana va a seguir funcionando todo igual, vacaciones, etc, por lo que puedo automatizar algunos envíos de documentación y reporting para que se sigan enviando incluso aunque yo no esté. Calla, os imagináis que me pasa algo y me muero? Sería un poco creepy pero los reports se seguirían enviando como en Post Data te quiero. Qué mal rollo, menos mal que no tengo previsto morirme próximamente. Uno de los reportes que hago consiste en coger filas de un Excel y copiarlas a otro Excel consolidado y luego actualizar datos para que se actualicen las gráficas. Pues también automatizado, ahora quiero pelear que esas gráficas se copien a un PowerPoint automáticamente, a ver si doy con la tecla. Evidentemente hay una revisión y valoración que es manual, una cosa es que la gráfica se adjunte actualizada y otra que se envíe directamente al cliente. A mi me gusta añadir un pequeño texto analizando la gráfica, el evento más relevante esa semana y eso todavía no lo podemos hacer con IA… sí analizar la gráfica y detectar tendencias con respecto a la semana pasada, pero no esa valoración que te da el contexto del proyecto y conocer al cliente, claro. El caso es que las automatizaciones y la IA no es que me vayan a quitar todo el trabajo como cuando Homer se pone el pollito ese que se balancea y presiona siempre la tecla Y del YES, pero así puedo utilizar mi tiempo en cosas mucho más productivas y que aportan valor de verdad y dejar de hacer tareas administrativas básicas.